Codice etico
Premessa
N4COM S.r.l. ha scelto di adottare volontariamente l’adozione del Codice Etico a testimonianza della forte motivazione per il rispetto delle regole di Qualità. L’adozione del Codice Etico è dimostrazione della volontà Manageriale di N4COM di operare sia nel rispetto delle normative sia nel rispetto dei valori morali. L’etica coinvolge i comportamenti tanto collettivi quanto individuali.
Presentazione
Tutti i dipendenti di N4COM S.r.l. devono attenersi alle leggi vigenti emanate dallo Stato Italiano, dalla Comunità Europea e da ogni altra Autorità, sovranazionale o nazionale, abilitata ad imporre norme cogenti, nonché alle procedure, circolari aziendali e al rispetto del presente documento.
Il settore in cui la Nostra società opera continua a registrare notevoli cambiamenti, che ci pongono costantemente di fronte a considerazioni di carattere etico e legale.
Ciò premesso, queste direttive non devono essere considerate come “Il Codice”, ma una prima guida alle norme sostanziali e comportamentali, che dovranno essere rispettate da tutti coloro – dipendenti, consulenti, collaboratori, fornitori e appaltatori – che operano nell’ambito della N4COM S.r.l.
Il Codice Etico verrà periodicamente aggiornato, tenendo presente le innovazioni legislative ed anche l’esperienza applicativa.
È responsabilità di ciascun dipendente consultare il proprio superiore per qualsiasi chiarimento relativo all’interpretazione o all’applicazione delle direttive contenute nel presente documento o altre direttive pubblicate dalle funzioni responsabili.
Contenuti del documento
1. Il lavoro in N4COM S.r.l.
2. Protezione ed uso del patrimonio Aziendale
3. Riservatezza, Privacy e tutela dei dati sensibili
4. Tutela ambientale
5. Comportamento negli affari
6. Rapporti con le istituzioni
7. Registrazione e diffusione delle informazioni
8. Conflitto di interessi
9. Provvedimenti aziendali
10. Organismo di vigilanza
1. Il lavoro in N4COM S.r.l.
Le risorse umane costituiscono un indispensabile elemento per l’esistenza, lo sviluppo ed il successo dell’impresa. La professionalità e la dedizione dei dipendenti sono valori fondamentali per il conseguimento degli obiettivi aziendali.
La Società è impegnata a sviluppare le competenze e a stimolare le capacità e le potenzialità dei propri dipendenti affinché trovino piena realizzazione nel raggiungimento degli obiettivi.
La N4COM S.r.l. offre pari opportunità di lavoro a tutti i dipendenti sulla base delle specifiche qualifiche professionali e capacità di rendimento; le funzioni competenti selezionano, assumono e gestiscono i dipendenti in base a criteri di competenza e di merito, senza alcuna discriminazione in relazione a razza, credo religioso e/o politico, sesso, età, discendenza, inabilità personali, nel rispetto delle leggi e dei regolamenti in vigore.
Le funzioni competenti monitorano affinché l’ambiente di lavoro sia, oltre che adeguato dal punto di vista della sicurezza e della salute personale, privo di pregiudizi e luogo dove ogni individuo sia trattato con rispetto, senza alcuna intimidazione e nella considerazione della sua personalità morale, evitandone illeciti condizionamenti e indebiti disagi.
Parimenti i dipendenti, oltre a dover attenersi alle norme comportamentali riportate nel contratto collettivo vigente, devono astenersi dal rimanere nei locali sotto l’influenza di droghe o di altre sostanze stupefacenti, assunte non per uso medico, o di bevande alcoliche.
La Direzione e i Responsabili della struttura aziendale devono costituire un esempio e un modello di riferimento per tutti i dipendenti, manifestando una condotta ineccepibile nell’esercizio delle attività di competenza, promuovendo costantemente lo spirito di collaborazione, fiducia, di rispetto reciproco, di coesione e spirito di gruppo, al fine di tutelare e migliorare sistematicamente il clima aziendale, l’immagine e il prestigio della Società.
Qualora un dipendente sia a conoscenza di situazioni illegali o eticamente scorrette deve informare subito gli organi gerarchici competenti e/o la Direzione Generale.
Tutte le segnalazioni di condotta illegale o illecita verranno prontamente verificate. Non saranno mai utilizzati questi canali informativi a scopo di ritorsione nei confronti dei dipendenti che ne fanno uso. Nel caso di segnalazioni deliberatamente infondate, il dipendente sarà sottoposto a procedimento disciplinare.
2. Protezione e uso del patrimonio aziendale
I dipendenti sono tenuti ad adottare tutte le misure necessarie ai fini della protezione del patrimonio di N4COM S.r.l.; in particolare, con riferimento a furti, perdite o uso improprio. Per patrimonio N4COM S.r.l. si intende l’insieme di beni fisici materiali, quali ad esempio Infrastruttura di rete e Data Center, gli strumenti come: il computer, stampanti, attrezzature, autovetture, immobili, infrastrutture, beni immateriali quali ad esempio informazioni riservate, know–how, conoscenze tecniche sviluppate diffuse dai dipendenti N4COM S.r.l.
La protezione e conservazione di questi beni costituisce un valore fondamentale per la salvaguardia degli interessi societari, ed è cura del personale (nell’espletamento delle proprie attività aziendali), non solo proteggere tali beni, ma impedirne l’uso fraudolento o improprio dei locali, le attrezzature, i
sistemi, i beni della N4COM S.r.l. possono essere utilizzati esclusivamente per lo svolgimento delle attività dell’azienda o per scopi autorizzati dalla Direzione.
È inappropriato, per esempio, utilizzare i sistemi di N4COM S.r.l. per navigare su Internet per scopi non attinenti alla propria attività professionale.
E’, vietato, altresì, accedere senza autorizzazione ai dati, informazioni e programmi contenuti nel sistema informatico aziendale per scopi diversi da quelli attinenti alla propria attività lavorativa all’interno dell’Azienda.
Non è permesso, durante l’orario di lavoro e all’interno di sedi e/o stabilimenti N4COM S.r.l., svolgere attività non afferenti alle proprie mansioni aziendali e responsabilità organizzative. Non è ugualmente consentito l’uso di attrezzature, materiale, risorse e informazioni riservate in nessuna misura o quantità per attività personali, se non espressamente autorizzate.
Quando si risolve il rapporto con N4COM S.r.l. per qualsiasi motivo, compreso il pensionamento, bisogna restituire tutto il materiale di proprietà della Società, inclusi documenti e supporti informatici concernenti informazioni di proprietà esclusiva di N4COM S.r.l.
Gli sviluppi considerati “proprietà intellettuale”, effettuati da un dipendente durante il rapporto di lavoro, ovvero il frutto dell’attività professionale, continueranno a rimanere proprietà della N4COM S.r.l., anche dopo che questi abbia lasciato l’Azienda.
3. Riservatezza, privacy e tutela dati sensibili
La diffusione delle informazioni aziendali ai dipendenti deve essere adeguata, corretta ed esauriente. Tutte le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite dai dipendenti nell’esercizio della propria attività lavorativa devono rimanere strettamente riservate e opportunamente protette, non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, sia all’interno che all’esterno della società, se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali.
Le informazioni di proprietà della N4COM S.r.l. sono:
• i piani aziendali, strategici, economici/finanziari, contabili, commerciali, gestionali ed operativi;
• i progetti e gli investimenti sulla Infrastruttura di rete;
• i dati relativi al personale quali assenze, presenze, ferie, malattie e retribuzioni;
• i parametri aziendali di prestazione e di produttività;
• i dati dei Clienti;
• gli accordi, i contratti commerciali, i documenti aziendali;
• il know–how relativo alla produzione, allo sviluppo, e alla commercializzazione dei servizi;
• processi e brevetti;
• i software di gestione dei sistemi e i manuali aziendali;
• le banche dati, quali fornitori, clienti, dipendenti.
I dipendenti porranno ogni cura per evitare la indebita diffusione di tali informazioni.
4. Tutela ambientale
La N4COM S.r.l. si propone di predisporre un sistema di Gestione Ambientale, che verrà aggiornato a seconda delle necessità, cui ci si dovrà attenere per i rapporti tra la Società e le Amministrazioni preposte alla tutela del patrimonio ambientale nazionale, nella consapevolezza che le norme a difesa dell’inquinamento trovano una propria giustificazione in un processo sociale, ancor prima che giuridico. In tale ottica, ogni dipendente, coinvolto in processi produttivi che possono avere ripercussioni ambientali, deve svolgere il proprio lavoro anche controllando ed eventualmente informando immediatamente il proprio superiore, e comunque la funzione indicata dalle procedure aziendali, di scarichi ed emissioni accidentali di materiali nocivi; deve altresì trattare con la dovuta cura i rifiuti a rischio.
5. Comportamento negli affari
I dipendenti non devono fare o promettere a terzi, neppure soggiacendo a illecite pressioni, dazioni di somme di denaro o altre utilità in qualunque forma e modo, anche indiretto, per promuovere o favorire interessi di N4COM S.r.l., né possono accettare per sé o per altri tali dazioni, o la promessa di esse, per promuovere o favorire interessi di terzi nei rapporti con la Società.
Il dipendente, che ricevesse richieste od offerte, esplicite od implicite, di siffatte dazioni, ne deve informare immediatamente il proprio superiore gerarchico e sospendere ogni rapporto con i terzi interessati in attesa di specifiche istruzioni. Fanno eccezione a queste prescrizioni solo gli omaggi di modico valore, quando siano ascrivibili unicamente ad atti di cortesia nell’ambito di corretti rapporti commerciali, e non siano espressamente vietati.
In caso di contatto con la concorrenza, è fatto divieto di discutere questioni quali la politica dei prezzi, le condizioni contrattuali, i costi, gli inventari, i piani di mercato, le campagne promozionali, i piani di produzione e, naturalmente, qualsiasi altra informazione di proprietà di N4COM S.r.l. o comunque riservata. Non è consentito denigrare la concorrenza, i suoi prodotti o i suoi servizi. Non sono lecite affermazioni false e tendenziose, anche se solo accennate, né vanno fatti confronti che possano mettere un concorrente in cattiva luce. Un simile comportamento può solo portare ad incrinare i rapporti di rispetto con i clienti e i fornitori.
L’attività volta all’acquisizione delle commesse dovrà svolgersi nel rispetto di corretti principi economici, nel regolare contesto di mercato, e in leale competizione con i concorrenti, nell’osservanza sempre delle norme di legge e regolamentari applicabili.
I rapporti con i terzi (clienti, fornitori, collaboratori esterni, partners, competitors, mezzi di comunicazione, Pubblica Amministrazione) dovranno essere improntati a lealtà, correttezza ed imparzialità, nella tutela degli interessi aziendali.
Dovrà essere parimenti pretesa lealtà e correttezza da parte dei terzi. L’informazione verso l’esterno deve essere veritiera, trasparente e coerente con le politiche della N4COM S.r.l., la dirigenza e i dipendenti chiamati a fornire verso l’esterno qualsiasi notizia riguardante obiettivi relativi alla società
in occasione di partecipazione a convegni, pubblici interventi e redazione di pubblicazioni in genere, sono tenuti ad ottenere preventiva autorizzazione dalle funzioni aziendali preposte, al fine di concordarne i contenuti, in sintonia con le politiche aziendali.
6. Rapporti con le istituzioni
I rapporti con le istituzioni pubbliche relativi alle attività e agli interessi della Società saranno tenuti dalle funzioni aziendali nell’ambito delle proprie competenze o con l’autorizzazione di queste. Omaggi verso rappresentanti di Governi, pubblici ufficiali e pubblici dipendenti saranno consentiti solo quando siano di valore simbolico e non siano espressamente vietati.
N4COM S.r.l. non eroga contributi a sostegno di partiti, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, né loro rappresentanti. Il dipendente non dovrà inoltre richiedere rimborsi alla N4COM S.r.l. per contributi personali effettuati.
Inoltre, il dipendente non può usare beni di N4COM S.r.l. e svolgere attività a sostegno di partiti, movimenti, comitati e organizzazioni politiche. Non sono permesse campagne elettorali nei locali N4COM S.r.l., salvo quelle relative alle rappresentanze sindacali aziendali o comunque previste per legge.
L’attività della N4COM S.r.l. è soggetta a tutte le leggi che regolamentano l’esportazione e l’importazione. I dipendenti preposti ad attività connesse devono essere a conoscenza degli obblighi imposti da tali leggi, la cui inosservanza può essere causa di sanzioni civili e penali, e/o di perdita di agevolazioni.
È interesse della N4COM S.r.l., oltre che sua politica aziendale, che vengano rispettate tutte le normative tributarie e fiscali; e ciò da parte sia dei propri dipendenti, sia dei soggetti, anche esterni, che prestino consulenza fissa od occasionale in tale materia.
La materia fiscale presenta una forte complessità normativa, oltre che non poche difficoltà peculiari al settore dei servizi delle Telecomunicazioni.
Poiché la violazione di norme fiscali può comportare sanzioni pecuniarie e penali gravose, la N4COM S.r.l. si aspetta che tutti i dipendenti si attengano all’osservanza delle leggi vigenti.
N4COM, in qualità di Operatore di Telecomunicazioni, opera nel rispetto di tutte le normative emanate dall’AGICOM e dalle Autorità competenti in materia di Telecomunicazioni, Privacy e Codice delle comunicazioni elettroniche. Tutti i dipendenti pertanto, si attengono alle normative di settore e rispettano, laddove richiesto, le regole emanate dall’Autorità competente e che disciplinano l’attività lavorativa.
7. Registrazione e diffusione delle informazioni
Tutti i dipendenti, consulenti e collaboratori di N4COM S.r.l., coinvolti nelle attività di formazione del bilancio e di altri documenti similari, sono tenuti a rispettare i principi di veridicità e correttezza,
vigilare sul rispetto di medesimi principi con riferimento a qualunque documento giuridicamente rilevante, nel quale si evidenzino elementi economici, patrimoniali e finanziari dell’azienda.
A tal fine, il personale deve trasmettere i dati e le evidenze contabili, economiche e finanziarie con precisione e completezza, in maniera tale da riflettere esattamente ciò che è descritto nella documentazione a supporto, al fine di evitare impressioni sbagliate e di fornire informazioni tendenziose o non veritiere che potrebbero essere causa di sanzioni civili e penali, e/o di perdita di contributi e finanziamenti pubblici. Ogni dipendente è tenuto a collaborare, affinché tutti i fatti di gestione siano correttamente rappresentati.
I dipendenti, che venissero a conoscenza di falsificazioni nella contabilità o nella relativa documentazione, di situazioni di conflitto d’interesse, hanno l’obbligo di riferire al proprio superiore gerarchico.
8. Conflitto d’interessi
Non è permesso avere interessi economici di alcun genere in organizzazioni di fornitori, clienti, concorrenti, qualora possano causare un conflitto di interessi con N4COM S.r.l.
Il dipendente che, nell’espletamento della propria attività, sempre attinente all’oggetto sociale ed in sintonia con le politiche aziendali, venga a trovarsi in situazioni che possano, per ragioni di potenziale conflitto o concordanza di interessi personali, essere influenti sui rapporti con terzi, ne deve informare immediatamente il proprio superiore gerarchico e la Direzione.
Il personale della N4COM S.r.l., nello svolgimento della propria attività non potrà:
• svolgere attività lavorative a favore della concorrenza; prestare, senza il consenso della Società, in qualità di dipendente, consulente, amministratore, membro del collegio sindacale, la propria attività professionale a favore di organizzazioni concorrenti della N4COM S.r.l.;
• utilizzare sul lavoro o nel tempo libero beni aziendali o fornire servizi che la N4COM S.r.l. offre ai propri Clienti senza essere preventivamente autorizzato dalla funzione aziendale competente o dal diretto superiore;
• rappresentare, agire o lavorare per conto di un fornitore o cliente di N4COM S.r.l.
9. Provvedimenti aziendali
La mancata osservanza delle direttive contenute nel presente documento può danneggiare l’azienda, che adotterà adeguate misure disciplinari nei confronti dei dipendenti che ne fossero responsabili, secondo le modalità ed i termini specificatamente dettagliati nel Contratto Collettivo Nazionale e nelle specifiche procedure aziendali.
10. L’organismo di vigilanza
Per la completa osservanza ed interpretazione del Codice Etico, il personale può rivolgersi, oltre che ai propri superiori diretti, all’Organismo preposto alla sua osservanza.
L’Organismo si compone dei seguenti membri:
• Responsabili di funzione,
• Direttore Operativo, in rappresentanza dell’Amministratore Unico, che assume la Presidenza dell’Organo,
• Legale
A tale organismo spetta il compito di:
• diffondere con la massima incisività ed operatività il Codice Etico presso i dipendenti N4COM S.r.l., i clienti, i fornitori ed in genere presso tutti i terzi interessati;
• gestire, implementare, approfondire e verificare la normativa oggetto del Codice Etico al fine di adeguarlo alle evoluzioni delle leggi;
• supportare operativamente nell’interpretazione, attuazione e valutazione del Codice, quale strumento di riferimento costante del corretto comportamento da tenere durante lo svolgimento della propria attività;
• verificare, controllare e valutare i casi di violazione delle norme scritte, provvedendo, nel caso di infrazioni, all’adozione delle misure opportune, in collaborazione con le funzioni aziendali competenti, nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e dei CCNL;
• proteggere ed assistere i dipendenti che segnalano comportamenti non conformi al Codice, tutelandoli da pressioni, ingerenze, intimidazione e ritorsioni;
• segnalare alle funzioni aziendali competenti le eventuali situazioni anomale, al fine di adottare i necessari provvedimenti correttivi;
• promuovere e predisporre programmi di comunicazione e formazione dei dipendenti, finalizzati alla migliore conoscenza degli obiettivi e delle modalità di comportamento per realizzarli;
• verificare l’attuazione e l’effettiva funzionalità delle soluzioni proposte per il raggiungimento dei fini istituzionali e redigere una relazione annuale per l’Amministratore.
Il presente codice Etico diventa parte integrante dei processi lavorativi e produttivi della Società. Viene pubblicato sul sito di N4COM S.r.l., e condiviso con tutti i dipendenti, collaboratori e fornitori.